État d’urgence sanitaire oblige, la crise du Covid-19 a profondément perturbé la gestion des copropriétés. D’où la publication en urgence d’ordonnances pour permettre aux professionnels et aux copropriétaires de faire face à ces difficultés. Assemblées générales en ligne, vote par correspondance, modification des règles en matière de pouvoir… Gros plan sur les dernières évolutions législatives en la matière.
La réglementation actuelle
Comment organiser sereinement des assemblées générales de copropriété dans le contexte de crise sanitaire liée au Covid-19 ? Pour éviter la concentration d’un grand nombre de personnes durant une AG, le plus efficace reste encore qu’elle ait lieu… sans présence physique.
Cette disposition était déjà prévue par la loi Elan (loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018) prévoyant que « les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire. »
Oui mais voilà, l’assemblée générale devait au préalable décider des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer de la sorte aux assemblées générales, « ainsi que des garanties permettant de s’assurer de l’identité de chaque participant ». Or, la très grande majorité des copropriétés n’ayant pu statuer avant la crise sur ces modalités, la tenue d’AG totalement dématérialisées s’avérait impossible.
D’où l’intérêt des ordonnances prises durant l’état d’urgence sanitaire (cf. encadré) pour faciliter les prises de décision en copropriété et la bonne gestion. Ainsi, depuis le 1er juin 2020, plusieurs mesures dérogatoires concernant les assemblées générales s’appliquent. Et ce jusqu’au 31 janvier 2021.
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Pour aller plus loin : Les trois ordonnances à consulter
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Modalités d’organisation : le choix revient au syndic
Le syndic peut ainsi « prévoir que les copropriétaires ne participent pas à l’assemblée générale par présence physique ». En clair, il peut décider de leur interdire expressément de se réunir en présentiel pour participer à cette AG. En particulier, si le nombre de copropriétaires s’avère élevé ou si une grande part d’entre eux sont âgés et donc, plus à risque.
Dès lors, deux solutions peuvent être choisies :
- soit les copropriétaires participent à l’assemblée générale « par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations » ;
- soit ils peuvent voter par correspondance, avant la tenue de l’AG.
Au préalable, le syndic aura tout intérêt à recueillir l’avis du conseil syndical, pour une meilleure acceptation de son choix. Et pour cause, la loi prévoit que « ces moyens et supports techniques [soient] utilisés jusqu’à ce que l’assemblée générale se prononce sur leur utilisation ». L’assemblée pourrait ainsi potentiellement s’opposer aux modalités choisies unilatéralement par le syndic.
Second cas de figure, donc, le vote par correspondance. Cette solution ne pourra toutefois être choisie que dans l’hypothèse où le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique ne serait pas possible. Charge au syndic de démontrer ainsi pour quelle raison l’utilisation d’un vote électronique ne peut être retenue. Que ce soit pour des raisons techniques, ou bien encore liées à l’opposition des copropriétaires.
Des règles dérogatoires pour la tenue d’AG sans présence physique
Comment assurer la régularité et la sécurité juridique des décisions prises lors d’une AG ne pouvant se réunir de manière classique ? Tel est l’enjeu de l’article 22-3 de l’ordonnance du 25 mars 2020 qui comporte plusieurs règles dérogatoires.
Ainsi, alors que la convocation doit habituellement mentionner les lieu, heure et date de la réunion, le 1° de l’article en question précise que « l’assemblée générale des copropriétaires est convoquée sans qu’un lieu de réunion soit déterminé, ni indiqué dans la convocation ». De quoi prévenir tout risque de contentieux en annulation, au-delà du simple bon sens de la mesure.
Par ailleurs, la convocation doit préciser que « les copropriétaires ne peuvent participer à l’assemblée générale que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique », mais qu’« il est toujours possible de s’exprimer grâce à un formulaire de vote, quand bien même une visioconférence aurait été mise en place ». Enfin, si une visioconférence ne peut être mise en place, la convocation doit mentionner le fait que les copropriétaires ne pourront voter que par correspondance.
Un assouplissement des règles concernant le président de séance
Autre assouplissement : l’obligation d’un président de séance, obligatoire pour qu’une assemblée générale de copropriété soit régulière. « De manière tout à fait exceptionnelle, et uniquement lorsque le vote par correspondance est la seule modalité de prise de décision », les missions du président de séance seront ainsi assurées par le président du conseil syndical ou, à défaut, par l’un des membres de ce conseil. Voire même, en leur absence, par l’un des copropriétaires votant désigné par le syndic.
Attention, celui à qui incombe ces missions devra obligatoirement avoir pris connaissance des formulaires de vote par correspondance ou être en mesure de les analyser en présence du syndic assumant les fonctions de secrétaire de séance.
Le législateur a également prévu un allongement des délais de validation en fin d’AG. Ainsi, le président de séance devra certifier exacte la feuille de présence et signer (le cas échéant avec le ou les scrutateurs) le procès-verbal des décisions dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée générale. Et non pas, comme en temps normal, immédiatement à la fin de la séance. De quoi laisser le temps à chacun de prendre connaissance du document.
Quid des pouvoirs remis par des copropriétaires absents ?
S’il ne peut être présent, un copropriétaire (le mandant) peut tout à fait remettre un pouvoir à un autre (le mandataire), afin qu’il soit représenté en son nom lors de l’AG. Pour faciliter les choses, un mandataire pourra ainsi recevoir plus de trois mandats si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires. Et non pas 10 % comme prévu habituellement.
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