Contrats d’exploitation et de maintenance de chauffage collectif : faites les bons choix!

Qu'est-ce qu'un contrat d'entretien?

Signés entre chaque copropriété et un exploitant d’installation de chauffage et d’eau chaude sanitaire, les contrats d’entretien et de maintenance doivent permettre d’atteindre plusieurs objectifs :

•   Diminuer les consommations énergétiques, principalement le chauffage, via les réglages des équipements ;

•   Réduire le risque de panne grâce à un entretien préventif des équipements ;

•   Allonger la durée de vie des équipements ;

•   Améliorer le confort, notamment en affinant les réglages inter-saisonniers ;

•   Disposer d’un historique du suivi des installations grâce aux livrets de chaufferies.

S’ils peuvent prendre de multiples formes, les contrats d’exploitation et de maintenance englobent quatre grands postes de facturation :

•   P1 → Fourniture d’énergie ou de combustible par l’exploitant (par exemple achat de gaz ou de fioul domestique) ;

•   P2 → Prestation de maintenance et de petit entretien courant. Cette prestation couvre toute

l’installation de la production à la distribution, y compris le réglage des émetteurs de chaleur en partie privative ;

•   P3 → Garantie totale, avec renouvellement et gros entretien qui couvre les dommages d’usure et le remplacement des matériels vétustes (généralement en chaufferie et sous-stations, avec limitation aux équipements collectifs de la copropriété) ;

•   P4 → Financement et réalisation de gros travaux par l’exploitant (rénovations de chaufferies, travaux de mise en conformité…), le remboursement de ce financement faisant l’objet d’un terme spécifique de facturation.

Autant de prestations qui sont combinables entre elles avec, a minima, P1+P2.

La durée maximale d’exécution varie en fonction du type de contrats. Ainsi, elle ne peut excéder :

•   16 ans s’ils comportent un poste P3 ;

•   8 ans en cas de clause de paiement des combustibles forfaitaire et indépendante des conditions climatiques ;

•   5 ans, pour tous les autres cas.

Les éléments clés d’un contrat de gestion et de maintenance

Plusieurs éléments doivent impérativement figurer dans le contrat d’exploitation ou de maintenance. En particulier, la durée de celui-ci, les matériels concernés, le type de tâches effectuées par l’entreprise durant les visites, la périodicité de ces dernières, ainsi que les délais contractuels d’intervention.

Bon à savoir : La plupart des contrats de base d’exploitation et de maintenance de chauffage collectif prévoient une astreinte avec une garantie d’intervention 7 jours sur 7. Au-delà d’un certain nombre d’heures consécutives sans chauffage, la prestation est considérée comme non exécutée. Le prestataire doit alors s’acquitter d’une pénalité contractuelle auprès de la copropriété.

Choisir des contrats de résultat s’avère généralement plus intéressant pour la copropriété. Et pour cause, l’exploitant va alors devoir assurer une disponibilité technique et économique, sous réserve de voir sa responsabilité directe engagée. Ainsi, s’il n’exécute pas ses obligations, il sera automatiquement tenu pour responsable. Sauf à apporter la preuve d’une cause étrangère ne lui étant pas imputable, par définition.

PV de prise en charge : un document d’état des lieux primordial

Fixant précisément l’état des matériels et équipements à l’entrée dans les lieux, les procès verbaux de prise en charge constituent une étape primordiale lors de la signature de contrats d’exploitation. D’où l’intérêt de les soigner pour éviter de mauvaises surprises au final ! Il est ainsi recommandé de prendre des photos de l’installation, qui apporteront des indications utiles sur l’âge et la vétusté du matériel au titre des engagements P2.

Le PV doit ainsi acter le fait que l’exploitant reconnaît la prise en charge des installations, et s’acquitte d’un devoir de conseil et des préconisations préalables. Que ce soit avant la signature du contrat, mais également pendant son exécution.

Pour éviter de mauvaises surprises en cas de remises à niveau survenant en cours de contrat, il convient du reste de s’assurer de la bonne conformité de l’installation concernant la sécurité et la réglementation, ainsi que des conditions de chiffrages. Et pour cause, toutes les évolutions réglementaires postérieures à la signature seront à la charge de la copropriété. Parmi les éléments qui doivent être listés et précisés figurent donc également les travaux de remise en état que la copropriété devrait financer au cas où une non-conformité ne permettrait pas de garantir les engagements contractuels.

Enfin, mieux vaut prévoir une programmation prévisionnelle sur la durée du contrat pour les gros renouvellements (P3).

De l’importance de vérifier les clauses

Comme dans tous contrats, la présence ou l’absence de clauses va souvent jouer un rôle majeur. Avec, potentiellement, à la clé des économies ou dépenses supplémentaires de plusieurs milliers d’euros…

Pour que la copropriété puisse disposer d’une meilleure vision de l’ensemble des actions menées, celle-ci aura par exemple tout intérêt à ajouter une clause imposant à l’exploitant qu’il remette chaque année un rapport d’exploitation avec le solde de chaque compte. En particulier, le bilan P1 et le renouvellement et gros entretien P3.

Une clause de pénalités en cas de manquement sur les engagements pris par l’exploitant pourra également constituer un garde-fou très utile et incitatif pour ce dernier. Notamment, s’agissant des délais d’intervention ou bien encore de la durée des coupures de chauffage.

Pour le renouvellement et gros entretien P3, une clause d’évolutivité se révélera là aussi fort utile. Celle-ci pourra ainsi prévoir que l’exploitant ne privilégie pas automatiquement un remplacement par du matériel à l’identique. La copropriété aura ainsi toute latitude, le cas échéant, pour négocier. Et donc pouvoir, selon les cas, bénéficier de nouvelles technologies ou moduler la puissance selon l’évolution de la consommation. De quoi optimiser le fonctionnement et réaliser des économies d’énergies… et donc de charges.

Bien négocier son contrat d’exploitation et de maintenance… et vérifier sa bonne exécution !

Il serait dommage de négocier un contrat en or et de ne pas en tirer profit car celui-ci n’est pas ou mal appliqué. Voilà pourquoi, il est primordial que la copropriété contrôle régulièrement sa bonne exécution. Notamment via la mesure des températures ambiantes délivrées ou, bien encore, la bonne application du ralenti de nuit, afin d’éviter une surconsommation pour cause de mauvais réglages.

Un professionnel indépendant ou un bureau d’études pourra également être mandaté, notamment avant l’échéance du contrat, afin de vérifier que les engagements contractuels de l’exploitant sont bien respectés. Mais aussi que ce dernier fournit bien les pistes d’amélioration éventuelles.

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